برخی ارائه‌هایی که در کشور می‌بینم از وقت موجود در جلسه استفاده موثر نمی‌کنند. این‌ها برخی اشکالات نسبتا رایجی است که از مشاهده صدها ارائه مختلف به ذهن من می‌رسد:

۱) وقت زیادی برای بیان مقدماتی که مخاطبان می‌دانند تلف می‌کنند و تازه وقتی که زمان ارائه رو به پایان است به اصل حرف‌شان می‌رسند. مثلا ۸۰ درصد وقت را صرف توضیح «مبانی و مقدمات» مدلی می‌کنند که یا مخاطب با آن آشنا است و یا اگر نیست در این ۱۵ دقیقه قادر به درک آن نخواهد بود.

۲) اعداد و ارقام ریز و کم اهمیتی را در جداولی نشان می‌دهند که برای هیچ کس قابل خواندن نیست و بیش‌تر اتلاف وقت است.

۳) اعداد را برای یک ارائه موثر پردازش نمی‌کنند، مثلا به جای این‌که ارقام را تا دو رقم اعشار گرد کنند، با چندین رقم اعشار نشان می‌دهند. یا به جای تبدیل اعداد بزرگ به واحد‌هایی مثل کیلو یا مگا، آن‌ها را با ارقام زیاد نشان می‌دهند.

۴) اطلاعات تکراری را در چند اسلاید متفاوت ارائه می‌کنند.

۵) موقع نشان دادن نمودارها، قسمت‌های پراهمیت را برجسته نمی‌‌کنند. اعداد را به صورت مطلق ارائه می‌کنند و مثلا «نسبت‌های مقایسه‌ای» تهیه نمی‌کنند.

۶) نقشه راه ارائه و خلاصه نکات کلیدی خود را یک بار اول ارائه و یک بار آخر آن توضیح نمی‌دهند و مخاطب را در گیجی و ابهام رها می‌کنند.

۷) در یک ارائه ۲۰ دقیقه‌ای سعی می‌کنند همه مشکلات دنیا را حل کنند (و هیچ کدام را هم حل نمی‌کنند). قاعده سرانگشتی مفید این است: یک ارائه ۲۰-دقیقه‌ای اگر بتواند «یک و فقط یک» نکته مهم و اساسی را به مخاطب منتقل کند و همه زمان را حول پختن آن نکته کند، ارائه بسیار موفقی است.

خلاصه ماجرا این است که یک ارائه موثر نیازمند«زحمت» و «صرف وقت» است. به کپی/پست یک سری نکات از یک گزارش به پاورپوینت کافی نیست. سخن‌ران باید بار «پردازش» اطلاعات را از دوش مخاطب برداشته و خودش زحمت آن را بکشد.